Ứng dụng Phuơng pháp Lavoisier và Ghi sổ kép vào phần mềm quản lý kho

Hiện nay một số phần mềm có áp dung 2 phương pháp Lavoisier và Ghi sổ kép (Double Entry) vào việc quản lý kho. Vậy 2 phương pháp đó là gì? Áp dụng nó như thế nào? Chúng ta sẽ được lợi gì nếu áp dụng 2 phương pháp trên?

Sau đây tôi xin trình bày quan điểm cá nhân về 2 phương pháp trên và cách áp dụng chúng vào phần mềm quản lý Kho cũng như lọi ích của chúng. 

Phương châm Lavoisier

Antoine Lavoisier là một nhà Quý tộc kiêm Hóa học người Pháp. Ông có một châm ngôn rất nổi tiếng: "Nothing lost, everything changed". Trên thế giới hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng châm ngôn của ông trong việc quản lý Kho. Điều đó có nghĩa là "Mọi sản phẩm, hàng hóa không tự nhiên mất đi mà chỉ chuyển từ vị trí (location) này sang vị trí khác". Một ví dụ đơn giản cho phương pháp này đó là trong một chuỗi cung ứng cơ bản, hàng hóa sẽ được dịch chuyển từ vị trí kho (Stock Location) Nhà cung cấp sang vị trí Kho của Doanh Nghiệp trước khi được chuyển tới vị trí Kho của Khách hàng. Nhu vậy rõ ràng, hàng hóa không hề mất đi, nó chỉ chuyển từ Nhà cung cấp - Doanh Nghiệp - Khách hàng.

Phương pháp ghi sổ kép (Double Entry)

Chúng ta đã biết phương pháp ghi sổ kép trong kế toán là một bộ các quy tắc để ghi lại thông tin tài chính trong hệ thống kế toán tài chính, mà trong đó mọi giao dịch phải được ghi lại ít nhất trên 2 tài khoản khác nhau. Việc này giúp chúng ta theo dõi được nguồn gốc của các giao dịch tài chính. Trong quản lý kho, người ta cũng áp dụng phương pháp này giống như kế toán, chỉ khác là nó ghi nhận số lượng thay vì giá trị hàng hóa.

Ứng dụng vào phần mềm

Ngày này, ai cũng hiểu được tầm quan trọng của việc ứng dụng Công nghệ thông tin, đặc biệt là phần mềm quản lý. Một trong những loại phần mềm nổi tiếng và được nhắc đến rất nhiều trong thời gian qua là phần mềm Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Trong phạm vi bài viết này, tôi sẽ không đề cập đến ERP mà chỉ nói đến một phần rất nhỏ của nó đó là Quản lý Kho, cụ thể là việc áp dụng các phương pháp quản lý Kho (Lavoisier & Double Entry) vào phần mềm.

Như đã nói, phương châm của Lavoisier là: "Nothing lost, everything changed". Để đáp ứng được phương châm đó vào nghiệp vụ quản lý Kho, yêu cầu phần mềm phải cho phép tổ chức Kho và các Vị trí trong kho. Đặc biệt là phải hỗ trợ được nhiều kiểu Vị trí:

  • Physical Locations: Là các nhà kho (warehouse) và có cấu trúc phả hệ (cha – con). Đây là phương pháp tổ chức Kho truyền thống.
  • Partner Locations: 

    Là kho của Nhà cung cấp và Khách hàng. Để có thể đối soát với hệ thống tài khoản kế toán, mỗi kho sẽ đóng vai trò là một tài khoản. Quá trình tiếp nhận vật tư, thiết bị từ Nhà cung cấp sẽ được thể hiện bằng việc dịch chuyển vật tư, thiết bị từ Kho Đối tác tới Kho Vật lý. Do đó, số lượng trong kho Nhà cung cấp thường là số âm (-) trong khi đối với kho của Khách hàng thường là số dương (+).

  • Virtual Locations: 

    Là kho không có thật, nhưng nó dùng để đối ứng số lượng vật tư, thiết bị trong suất quá trình sản xuất, mua sắm, cung ứng. Quá trình sản xuất được thể hiện bởi việc tiêu thụ vật tư, thiết bị và sản xuất ra thành phẩm. Các kho ảo sẽ được sử dụng để đối ứng số lượng giữa 2 quá trình này.

Như vậy, ta có thể tổ chức Vị trí kho theo từng đối tác, khách hàng và kho của doanh nghiệp. Từ đó có thể thấy được quá trình thay đổi vị trí của sản phẩm, hàng hóa mà luôn đảm bảo nó không hề mất đi.

Để minh họa cho 2 khái niệm trên, chúng ta cùng theo dõi quá trình dịch chuyển kho được tạo ra bởi các hoạt động sau đây:

  • Nhận sản phẩm từ nhà cung cấp
  • Giao cho khách hàng
  • Lưu kho
  • Sản xuất

Giả sử chúng ta nhập 30 chiếc máy tính (PC) từ Nhà cung cấp, khi nhận sản phẩm hệ thống phần mềm sẽ thực hiện các công việc sau:

LocationProducts
Partner Location/Supplier -30 PC
Physical Location/My Company/Stock +30 PC

Dịch chuyển kho từ Supplier tới Stock

Bây giờ chúng ta sẽ bán 4 chiếc PC cho khách hàng 

LocationProducts
Physical Location/My Company/Stock -4 PC
Partner Location/Customer +4 PC

Kết quả là 

LocationProducts
Partner Location/Supplier -30 PC
Physical Location/My Company/Stock +26 PC
Partner Location/Customer +4 PC

Như vậy, chúng ta sẽ thấy tổng số PC trong tất cả các vị trí trong kho = 0. Nói theo cách của kế toán nghĩa là tổng bên nợ = tổng bên có

Thông thường các Vị trí đối tác (Partner Locations) đều không nằm trong hệ thống phân cấp của Công ty, vì vậy chúng không được coi là một phần của Công ty. Do đó, nếu chúng ta chỉ nhìn vào Vị trí kho vật lý (Physical Location) thì 4 chiếc PC sẽ không còn trong Công ty. Nhưng với phương pháp này, chúng ta vẫn luôn luôn thấy 4 PC trong kho của Khách hàng. Đó là điều vô cùng có ích cho các nghiệp vụ phân tích, quản lý Kho.

Chúng ta cũng hoàn toàn có thể áp dụng 2 phương pháp trên trong việc quản lý hàng tồn kho. Giả sử khi chúng ta chuyển 2/26 chiếc PC vào tồn Kho, hệ thống sẽ ghi nhận như sau: 

LocationProducts
Physical Location/My Company/Stock -2 PC
Virtual Location/Inventory Loss +2 PC

Kết quả là 

LocationProducts
Partner Location/Supplier -30 PC
Physical Location/My Company/Stock +24 PC
Partner Location/Customer +4 PC
Virtual Location/Inventory Loss +2

Hãy tưởng tượng, sau một vài tháng chúng ta muốn thống kê phân tích các dịch chuyển kho, đồng thời truy xuất tận cùng nguồn gốc của từng sản phẩm hàng hóa trong kho mà không áp dụng 2 phương pháp trên thì sẽ thế nào?

Tương tự chúng ta cũng có thể áp dụng đối với trường hợp sản xuất. Khi mà nguyên vật liệu thô bị tiêu thụ và chuyển thành thành phẩm.

Đến đây có lẽ chúng ta đã thấy được lợi ích của việc áp dụng 2 phương pháp trên vào quản lý Kho nói chung và vào phần mềm ERP nói riêng. Nếu bạn muốn trải nghiệm tính năng quản lý kho hiện đại này, hãy dùng thử ERPOnline.

Mọi ý kiến đóng góp để bài viết này trở nên hữu ích hơn được nhiệt liệt hoan nghênh!