Tương lai của hệ thống Email trong các doanh nghiệp

Việc sử dụng, kiểm tra email, tìm kiếm email, phân loại email là một công việc vô cùng nhàm chán và lãng phí rất nhiều thời gian. Nhưng, bạn vẫn phải cần nó. Trong thế giới phẳng ngày nay, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp, hầu hết (60% ~ 90%) thông tin ra/vào doanh nghiệp đều thông qua email. Rõ ràng email chiếm một vai trò vô cùng quan trọng trong việc thông tin liên lạc.

Tuy nhiên, có lẽ email là một lĩnh vực duy nhất trong mảng công nghệ thông tin đã không được cải tiến và thay đổi gì nhiều trong gần 20 năm qua.

Việc đọc và duyệt email trong Inbox của tôi là một công việc nhàm chán, kém hiệu quả nhất, và tôi phải làm việc đó hàng ngày. Tôi đã từng phải dành mỗi ngày từ 1 đến 2 giờ chỉ để lọc, sắp xếp, xử lý email. Rất nhiều các thông tin đều nằm trong Inbox và tôi buộc phải phân loại nó vào các thư mục khác nhau (tạo một thư mục để chứa thông báo từ facebook, tạo thư mục khác để nhận chứa email từ các khách hàng/nhà cung cấp, tạo các thư mục chứa các email liên quan đến hóa đơn, hợp đồng, v.v.). Toàn bộ những công việc này thật nhàm chán và lãng phí nhiều thời gian nhưng tôi vẫn phải làm. Có những ngày tôi nhận được hàng trăm email, sau 1~2 giờ chắt lọc và phân loại, thực tế chỉ có 10 email cần phải có phản hồi. Rõ ràng, tôi đã lãng phí mất 1~2 giờ mỗi ngày chỉ để lọc ra email nào cần phải trả lời.

Bằng việc tích hợp email vào giải pháp phần mềm tổng thể ERPOnline/Odoo, cuộc sống và công việc của tôi đã đổi khác. Việc phân loại, sắp xếp email đã không cần thiết nữa. Mọi email được lưu trữ ở những chỗ cần thiết theo ngữ cảnh. Ví dụ: khi tôi mở một Hợp đồng bán hàng (Sales Order) trong hệ thống ERPOnline / Odoo, toàn bộ các giao dịch email liên quan đến đơn hàng này đều được lưu trữ ở đó. Với tính năng mạng xã hội tích hợp, tôi cũng không cần có CC hay BCC nữa, thay vào đó, tôi chỉ cần Add Follow những người liên quan.

Để làm được việc này, hệ thống ERPOnline/Odoo đã được thiết kế với một quy trình thông tin theo cách tư duy mới, đặt các đối tượng (hợp đồng, hóa đơn, đối tác, khách hàng, v.v.) làm trung tâm. Toàn bộ các email liên quan đến các đối tượng sẽ được tổ chức liên kết đến đúng đối tượng đó. Hình minh họa và Video dưới đây là một phần minh họa cho hệ thống Email trong ERPOnline.

b2ap3_thumbnail_Selection_001.png

Hệ thống Email tích hợp ERPOnline hoạt động thế nào

[Còn tiếp]