Một số cách phân loại chi phí phổ biến

Ngoài các cách phân loại chi phí như chúng ta đã tìm hiểu ở các bài trước, ở bài này chúng ta sẽ tìm hiểm một số cách phân loại khác:

1. Chi phí trực tiếp và chi chí gián tiếp:

* Chi phí trực tiếp:

Chi phí trực tiếp là những chi phí riêng biệt phát sinh liên quan trực tiếp đến từng đối tượng chịu chi phí (từng loại sản phẩm, công việc, đơn đặt hàng...). Các khoản chi phí này có thể ghi thẳng vào từng đối tượng chịu chi phí như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp...

Loại chi phí này trong một số doanh nghiệp thường chiếm một tỷ lệ đáng kể trong tổng chi phí, các định nguyên nhân biến động chi phí. Do đó, cũng ít gây ra sự sai lệch thông tin chi phí ở từng bộ phận, từng quá trình sản xuất kinh doanh.

* Chi phí gián tiếp:

Chi phí gián tiếp là những chi phí chung phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí khác nhau, bao gồm chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí công phụ, chi phí quảng cáo... Do liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí khác nhau nên nguyên nhân gây ra chi phí gián tiếp thường phải được tập chung, sau đó lựa chọn tiêu thức phù hợp để phân bổ chi phí gián tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí. Tuy nhiên, mõi đối tượng chịu chi phí thường chỉ phù hợp với một tiêu thức phân bổ nhất định. Mặt khác, mỗi loại chi ohis gián tiếp có thể chỉ liên quan đến đối tượng chịu chi phí khác. Và cũng chính vì điều này mà việc tính toán, phân bổ chi phí chung theo cùng một tiêu thức hay dẫn đến những sai lệch chi phí trong từng loại sản phẩm, từng bộ phận, từng quá trình sản xuất kinh doanh và có thể dẫ đến quyết định khác nhau của nhà quản trị.

Các phân loại chi phí này có ý nghĩa về mặt kỹ thuật quy nạp chi phí vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất. Đặt ra yêu cầu về việc lựa chọn các tiêu thuecs phân bổ chi phí (có thể sử dụng đồng thời nhiều tiêu thức phân bổ áp dụng cho từng loại chi phí khác nhau theo từng đối tượng chịu chi phí) để đảm bảo thông tin về điị chính xác về chi phí, lợi nhuận của từng loại hoạt động, từng loại sản phẩm dịch vụ.

Mặt khác, cách phân loại chi phí này còn giúp cho việc ra quyết định trong các tình huống khác nhau. Đối với nhà quản trị, chi phí trực tiếp thường mang tính có thể tránh được, nghĩa là chi phí này phát sinh và mất đi cùng với sự phát sinh và mất đi của mộ hoạt động hay sản phẩm cụ thể.

Ví dụ nếu nghành sản phẩm A có thể giảm được chi phí nguyên liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp... Ngược lại, chi phí gián tiếp như chi phí sản xuất chung thường không tránh được vì chúng phát sinh để phục vụ cho ít nhất từ 2 hoạt động hoặc 2 sản phẩm...trở lên, vì vậy chúng vẫn sẽ tồn tại nếu chỉ có một hoặc một vài hoạt động hay sửa chữa mà chúng phục vụ bị đình chỉ.

Tuy nhiên, khái niệm chi phí trực tiếp và gián tiếp cũng chỉ có tính tương đối bởi vì chúng cúng thay đổi tuỳ theo đối tượng tập hợp chi phí. Ví dụ, nếu đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng loại sản phẩm thì tiền lương của quản đốc phân xường là chi phí gián tiếp. Nhưng nếu đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là phân xưởng thì tiền lương của quản đốc phân xường là chi phí trực tiếp. Tương tự nhú vậy, chi phí phát sinh ở văn phòng công ty là chi phí gián tiếp khi đối tượng tập hợp chi phí là phân xưởng nhưng lại là chi phí trực tiếp nếu đối tượng tập hợp chi phí là toàn công ty.

2. Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được

Chi phí kiểm soát được (Controlllable costs) là những chi phí mà ở một cấp quản lý nào đó, nhà quản trị xác định được chính xác mức phát sinh của nó trong kỳ, đồng thời, nhà quản trị cũng có thẩm quyền quyết định về sự phát sinh của nó.

Ví dụ như chi phí hội họp, chi phí tiếp khách là chi phí kiểm soát được đối với trưởng phòng hành chính.

Ngược lại, chi phí không kiểm soát được (Nocontrolllable costs) là những chi phí mà nhà quản trị không thể dự đoán chính xác mức phát sinh của nó trong kỳ hoặc không có đủ thẩm quyền để ra quyết định về loại chi phí này.

Ví dụ như chi phí mua sắm nhà xưởng là chi phí kiểm soát được đối với nhà quản trị cấp cao nhưng lại là chi phí không kiểm soát được với nhà quản trị cấp dưới

Nhìn chung, nhà quản trị ở cấp bậc càng cao thì phạm vi kiểm soát chi phí càng rộng. nhà quản trị ở cấp càng thấp thì phạm vi kiểm soát chi phí càng hẹp, số lượng các khoản mục chi phí được quyền quyết định rất ít.

Sự nhận thức chi phí kiểm soát được và chi phí khôgn kiểm soát được tuỳ thuộc vào hai nhân tố cơ bản:

  • Đặc điểm phát sinh của chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Sự phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của quanh nghiệp.

Xác định chi phí nào là chi phí kiểm soát được, chi phí không kiểm soát được là một vấn đề quan trọng đối với nhà quản trị, giúp nhà quản trị hoạch định được ngân sách chi phí chính xác tạo điều kiện hạn chế tình trạng bị động về vốn và trách nhiệm quản lý. Với những đặc điểm trên của chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được, để tăng cường chi phí kiểm soát được nhà quản trị cần pghair phân cấp quản lý chi tiết, rõ ràng hơn về những chi phí gián tiếp, chi phí phục vụ, chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Chi phí chênh lệch:

Chi phí chênh lệch là những chi phí khác biệt về chủng loại và mức chi phí giữa các phương án sản xuất kinh doanh.

Chi phí chênh lệch được ghi nhận như những dòng chi phí hiện diện, xuất hiện trong phương án sản xuất kinh doanh này mà chỉ xuất hiện một phần hoặc không xuất hiện trong phương án sản xuất kinh doanh khác. Đây là một khái niệm rộng về chi phí được sử dụng để nhận thức so sánh chi phí khi lựa chọn các phương án kinh doanh, có thể nhận thấy một số chi phí chênh lwcj giữa các phương án. Chi phí chênh lệch có thể là chi phí tăng thêm hoặc giảm giá đi của một loại chi phí và tổng chi phí. Chi phí chênh lệch có thể là chi phí biến đổi hoặc chi phí cố định.

Ví dụ: Tài liệuvề 2 phương án X và Y nhhuw sau: (ĐVT: triệu đồng)

Chỉ tiêu Phương án X Phương án Y Chênh lệch X - Y
1. Doanh thu 2.000 1.700 300
2. Giá vốn bán hàng 1.300 1.150 150
3. Chi phí khấu hao 150 150 0
4. Chi phí quảng cáo 100 70 30
5. Chi phí quản lý 200 180 20
6. Chi phí vận chuyển 100 70 30
7. Tổng chi phí (2 - 6) 1.850 1.620 230
8. Lợi nhuận thuần 150 80 70

Phương án X so với Y: Doanh thu tăng thêm 300 Tr.đ

Chi phí tăng thêm: 230 tr.đ

Lợi nhuận tăng thêm: 70 tr.đ

Chi phí chênh lệch là một khái niệm để nhận thức, so sánh chi phí khi lựa chọn các phương án kinh doanh. Nó giúp nhà quản trị thấy được sự khác biệt về chi phí và lợi nhuận trong các phương án tốt hơn.

4. Chi phí chìm:

Chi phí chìm là những chi phí đã luôn xuất hiện trong tất cả các phương án sản xuất kinh doanh. Đây là chi phí mà nhà quản trị phải chấp nhận không có sự lựa chịn. Hay nói cách khác, chi phí chím là loại chi phí mà doanh nghiệp phải chịu và vẫn sẽ gánh chịu dù cho doanh nghiệp lựa chọn phương án hành động nào.

Ví dụ như chi phí quảng cáo dài hạn, tiền thuê nhà xưởng...là chi phí chìm. Đây là chi phí mà nhà quản trị phải chấp nhận hàng năm dù tiến hành phương án kinh foanh nào một khi đã ký hợp đồng thanh toán chi phí này trong nhiều năm.

Do đó, chi phí chìm không thích hợp với việc ra quyết định và chúng không có tính chênh lệch. Chi phí chìm là một khái niệm được sử dụng việc trong lựa chọn các phương án sản xuất kinh doanh vì nó giúp cho việc giảm bớt thông tin, cũng như tính phức tạp trong lựa chọn phương án mà vẫn đạt được một quyết định thích hợp, hiệu quả.

5. Chi phí cơ hội

Chi phí cơ hội có thể được định nghĩa là một khoản lợi nhuận tiềm tàng bị mất đi hay phải hi sinh để lựa chọn, thực hiện hành động này thay thế cho hành động khác. Hành động khác ở đây là phương án tối ưu có sẵn so với phương án được chọn. Trên thực tế thường có nhiều phương án kinh doanh để lựa chọn và mỗi phương án kinh doanh để lựa chọn và mỗi phương án đều có khă năng thu được lợi nhuận cao nhất của phương án có thể lựa chọn trong các phương án là chi phí cơ hội của phương án được chọn.

Thông thường mọi khoản chi phí phát sinh đều được phản ánh theo sổ sách kế toán nhưng chi phí cơ hội không xuất hiện trên tài liệu chi ơhis của kế toán tài chính do không có chứng từ pháp lý hợp lệ. Vì vậy, chi phí cơ hội là một khái niệm bổ sung cần thiết để nhận thức to9ots hơn tiềm năng, lợi ích kinh tế trong hoạt động của doanh nghiệp.

Ví dụ: Một doanh nghiệp có số vốn 1 tỷ đồng. Nếu doanh nghiệp đầu tư vào hoạt động kinh doanh mới sẽ có mức lợi nhuận trung bình là 20% mỗi năm. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đem số tiền này gửi vào ngân hàng với lãi suất tiền gửi 1,5%/tháng thì hàng năm sẽ nhận được số tiền lãi là 18%/năm. Mức lợi nhuận này doanh nghiệp cần phải tính đến khi quyết định sử dụng số vốn của mình cho có hiệu quả nhất.

Bài tiếp theo: Phân loại chi phí trong các báo cáo kết quả kinh doanh.