Getting Things Done (GTD) - Giúp bạn hoàn thành hiệu quả mọi việc

Getting Things Done là phương pháp – nghệ thuật – quản lý hành động/công việc/nhiệm vụ… được sáng tạo bởi David Allen, và được mô tả chi tiết trong cuốn sách nổi tiếng cùng tên, xuất bản từ năm 2001. Ông đã phát minh ra hệ thống quản lý công việc đơn giản, chủ động, năng suất, hiệu quả, chi tiết, và sơ đồ hoá để dễ dàng ứng dụng thực hiện GTD trong dòng công việc hàng ngày. Nếu chưa từng nghe qua, thì với google chẳng hạn, không khó để bạn có câu trả lời: GTD là gì? Chưa có từ nào trong tiếng Việt đủ ngắn gọn hơn để diễn tả đúng GTD, nhưng cách đây vài năm, đã có một bản dịch cuốn sách, xuất bản ở Việt Nam, dịch là: OK mọi việc, và còn một phiên bản với tên khác là: Hoàn thành mọi việc không hề khó.

Diễn giải một cách nôm na, thì GTD dựa trên nguyên tắc là:

  1. Thay vì bạn luôn phải ghi nhớ mọi thứ/mọi việc phải làm trong đầu và nhiều lúc rối tung lên;
  2. Giờ đây, bạn nên giải phóng trí não bằng cách chủ động di chuyển/viết chúng ra (giấy/phần mềm ứng dụng) theo một cách thức mới, lưu trữ khoa học và hiệu quả;
  3. Và bạn có thể hoàn toàn tập trung và giải phóng khả năng tiềm tàng của mình vào việc thực hiện thành công những nhiệm vụ/công việc đó.

Trước đây, các bạn đã dùng những cách thức nào đó để quản lý công việc, dự án của mình. Có thể lúc đầu tiếp cận, bạn chưa nhận thấy sự khác biệt rõ ràng giữa GTD so với nhiều phương pháp truyền thống như ghi thời khoá biểu, quản lý task/công việc theo thời gian với những gạch đầu dòng… và nếu bạn đánh giá thấp nó thì bạn có thể sẽ bỏ qua một phương pháp cực hay, được sáng tạo từ trong những áp lực của xã hội công nghiệp. GTD và MindMap có thể là song kiếm hợp bích giúp bạn giải quyết mọi việc dễ dàng, dù bạn luôn là người quá bận rộn. Tôi chỉ giới thiệu một cách ứng dụng nhỏ thôi, bổ trợ cho việc bạn sẽ tìm hiểu qua các kênh khác, như sau:

  1. Bạn có hàng núi công việc cần làm. Với một đầu vào hỗn độn hoặc ngẫu nhiên, bạn đứng trước những khó khăn để xác định đâu là công việc ưu tiên. Và đôi khi, quá nhiều ưu tiên cũng là không có ưu tiên nào cả.
  2. Bạn hãy lựa chọn, hoặc viết ra giấy/sổ tay theo phương pháp GTD, hoặc ứng dụng các phần mềm trên máy tính, điện thoại – đa số đều dễ dàng và hứng thú, đó là: chia thành các nhóm theo:
    • Context (đừng quá băn khoăn việc dịch nghĩa là gì – tôi quan niệm đó là: môi trường/lĩnh vực/ngữ cảnh/phạm vi… hay đơn giản là Context) hoặc
    • Project (dự án/công trình/đề án/kế hoạch cụ thể mà bạn đang thực hiện); Hãy liên tục bổ sung Context/Project mới hay loại bỏ C/P cũ nếu muốn.
  3. Trước mỗi nhiệm vụ/công việc XYZ hàng ngày cần giải quyết, hãy:
    • Xem XYZ có cần thực hiện không; hay chỉ là việc của một thời điểm nào đó (Someday/Maybe); hoặc có thể ném luôn vào thùng rác; Việc nào có thể làm trong vòng 2 phút – hãy làm ngay.
    • Xác định XYZ thuộc Context nào? (ví dụ: Cơ quan, Gia đình, Bạn bè, Email/chat, Điện thoại…) XYZ thuộc Project nào (ví dụ: Dự án A, Thi bằng lái xe, Hẹn hò ngày thứ bảy…)? Ít nhất, hãy xếp được vào một nhóm cụ thể. Như thế, bạn luôn có một cách diễn đạt rõ ràng về mọi việc: Công việc cụ thể là gì? Thuộc phạm vi/lĩnh vực nào? Nằm trong dự án/kế hoạch nào?
  4. Bạn hãy luôn đặt câu hỏi: Công việc/hành động tiếp theo là gì? Trả lời tốt câu hỏi này, bạn sẽ có hướng giải quyết cụ thể, kết hợp việc phân loại nội dung công việc, lên kế hoạch thời gian, xác định mức độ ưu tiên, thứ tự quan trọng và chọn người thực hiện chúng – có thể là chính bạn, hoặc uỷ quyền cho người thích hợp…
  5. Hãy nhớ là bạn lên kế hoạch hành động cho không chỉ một ngày, một tuần mà có thể áp dụng cho những kế hoạch trung/dài hạn. Nhưng luôn cần có sự kiểm tra và điều chỉnh thích hợp. Có những việc trước đây không quan trọng thì nay lại trở thành ưu tiên và ngược lại…

gtd workflow map

Vì chỉ nhằm giới thiệu một cách ứng dụng nhỏ từ GTD, nên đến đây bạn có thể áp dụng các bước trên được rồi. Lưu ý quan trọng là: Bạn cần nắm chắc phương pháp để đặt câu hỏi: Công việc/hành động tiếp theo là gì? nhằm tìm câu trả lời hợp lý nhất.

Ví dụ đơn giản: Tôi có một Context là Website. Xác định Project là https://www.erponline.vn. Tôi dự định sẽ viết một bài mới. Có rất nhiều vấn đề và chuyên mục cần viết. Tôi cũng muốn viết về ứng dụng GTD trên ERPOnline, sau bài giới thiệu về MindMap. Vậy next action là gì? Câu trả lời của tôi là: Viết bài giới thiệu GTD trên các phân hệ của phần mềm ERPOnline https://www.erponline.vn! Đến đây, nếu cần thiết, tôi sẽ xác định thêm mức độ ưu tiên, đặt thời gian biểu, thậm chí, tôi có thể coi nó như là một Project riêng để xác định thêm các next action con nữa, như tìm tài liệu tham khảo…

Thêm một lưu ý nữa là, để giải phóng bộ nhớ trí não, tập trung suy nghĩ cách thức giải quyết công việc, GTD giúp bạn bằng cách: nếu bạn đang ngồi ở cơ quan, bạn chỉ cần quan tâm đến một số Context như: Cơ quan; Email… hoặc quan tâm đến Project như Dự án A, Báo cáo công tác tháng… chẳng hạn. Nếu bạn đang ở nhà, bạn sẽ duyệt các Context khác như: Gia đình, Sức khoẻ, Chăm sóc con cái… chẳng hạn. Bạn cũng có thể duyệt theo các Project theo cách tương tự. Như thế, bạn sẽ không còn có cảm giác rối tung lên vì không biết lúc nào thì cần làm việc gì nữa.

Trong một bài viết ngắn, khó có thể diễn đạt được hết và đúng nhất về GTD. Bên cạnh đó, nhiều lúc, với quá nhiều các phần mềm ứng dụng quản lý thời gian, dòng công việc, bạn cũng khó phân biệt sự khác nhau giữa các phương pháp, mà GTD chỉ là một. Tuy nhiên, trên nhiều diễn đàn, nhiều người đã học tập và sử dụng phương pháp GTD đều chia sẻ những thành công to lớn mà họ đạt được, khi GTD giúp họ giải phóng năng lượng của bản thân để làm việc hiệu quả. Ngay cả việc quản lý một thư điện tử của bạn, GTD cũng ứng dụng thật hay… Nếu những gì viết ở trên không giúp bạn hiểu GTD, nếu bạn chưa có thời gian để đọc sách về GTD hay tham khảo những tài liệu GTD, google có thể giúp bạn :D

Bạn có thể tham khảo ứng dụng GTD trong phân hệ Ghi chú và các phân hệ khác của ERPOnline

(Tham khảo bbvietnam)